Viestintäsuunnitelma
VIESTINTÄSUUNNITELMA 
Köyliö-seura ry Y-tunnus 1775816-8
Köyliö-seuran hallitus hyväksyi suunnitelman käyttöön 5.9.2024
Viestintäsuunnitelma löytyy myös tästä linkistä.
YLEISTÄ: Viestintäsuunnitelma on ohje, miten, kenelle, missä ja millä tavalla Köyliö-seura viestii. Se auttaa seuran viestinnän parissa työskenteleviä saamaan viestin läpi ja saavuttamaan viestinnälle asetetut tavoitteet.
TAVOITTEET: Tiedottamisen perustan muodostavat säännöt seuran tehtävistä ja toiminnasta – viestitään Köyliö-seuran imagoa ja arvopohjaa kunnioittaen. Tiedottamisen tulee kulloinkin kohdistua oikeille kohderyhmille, olla oikea-aikaista ja nopeaa. Tiedottaminen jakautuu kohderyhmien perusteella sisäiseen ja ulkoiseen tiedottamiseen.
TIEDOTTAMISESTA VASTAAVAT: Seuran tiedottamisesta vastaa puheenjohtaja ja hallitus apunaan tiedottaja, somevastaavat ja kotisivuvastaavat, jotka nimetään seuran vuosittaisessa hallituksen järjestäytymiskokouksessa. Viestinnästä vastaavien tulee luoda toimivat suhteet seudun tiedotusvälineisiin sekä tarvittaessa laatia seuran toimintaa ja tapahtumia käsitteleviä kirjoituksia julkaistavaksi. Kotisivu- ja somevastaavat ovat myös julkaisujaoston jäseniä.
KOHDERYHMÄT:
Sisäinen tiedottaminen:
Sisäiset kohderyhmät ovat
jäsenet
hallitus ja muu hallinto
jaostot
henkilöt, joiden tehtäväksi jokin suorite on annettu
*Köyliön ystävien ei-jäsenet, riippuen viestittävästä asiasta (*hallitus päättää, vain sähköpostin omaaville)
Sisäiset viestintäkanavat ovat
koti- ja Facebook-sivut
sähköposti
tiedotteet/ jäsenkirjeet
puhelin/henkilökohtaiset tapaamiset
Syys- ja kevätkokousten pöytäkirjat, hallituksen pöytäkirjat ja jaostojen muistiot postitetaan sähköpostina hallituksen jäsenille, jaostojen puheenjohtajille sekä niille, joita pöytäkirjojen päätökset koskevat.
Ulkoinen tiedottaminen
Ulkoiset kohderyhmät ovat
yhteistyökumppanit
tiedotusvälineet
oman kunnan asukkaat
kesäköyliöläiset
suuri yleisö
Ulkoisen tiedottamisen viestintäkanavat ovat
seuran koti- ja Facebook-sivut
Alasatakunta-lehti
lehdistötiedotteet/lehdistötilaisuudet
lehtiartikkelit
buffit
sähköposti
tiedotteet
lehti-ilmoitukset
alueen lehtien kesälehdet
kylien tiedotteet
kylien ilmoitustaulut
matkailuportaalit
(valitaan tarvittavat riippuen viestittävästä asiasta/kohderyhmästä)
KRIISITIEDOTTAMINEN: Kriisitiedottamisesta vastaavat seuran puheenjohtaja, hallitus, tiedottaja, kotisivu- ja somevastaavat.
OHJEITA:
Tammi-helmikuun aikana jäsenille lähetetään tiedote tai sähköpostiviesti/kirje, missä kerrotaan syyskokouksen henkilövalinnoista ja muista päätöksistä, esitetään kutsu seuran maaliskuiseen vuosikokoukseen ja kerrotaan muistakin tulevista tapahtumista (esim. kirkkopyhä). Tiedote sisältää myös jäsenmaksulomakkeen.
Touko-kesäkuun tiedotteessa tai sähköpostiviestissä/kirjeessä kerrotaan Köyliö-päivien ohjelmasta ja tulevista tapahtumista sekä muistutetaan jäsenmaksusta.
Syys-lokakuun jäsentiedotteessa tai sähköpostiviestissä/kirjeessä kerrotaan tulevista tapahtumista ja kutsutaan jäsenet syyskokoukseen. Kirjeessä voidaan myös informoida alustavasti tulossa olevasta Köyliist-kirjasta. Kaikissa jäsentiedotteissa mainostetaan Köyliist-kirjoja ja koruja ja muita myyntituotteita.
Jäsentiedotteet lähetetään postilaatikkojakeluna Köyliön alueelle, muualla asuville sähköpostina tai tavallisena kirjepostina. Seuran koti- ja Fb-sivulle tiivistettynä laitetaan aina kaikki em. tavalla tiedotettu. Köyliön ystävien ei-jäsenille lähetetään em. posti hallituksen harkinnan mukaan.
Sekä syys- että kevätkokouksen tärkeimmistä päätöksistä tehdään lehdistötiedotteet.
Seuran kaikessa tiedottamisessa käytettäviin valokuviin on saatava kuvaajan lupa.
Seuran tiedottaja tekee julkaisujaoston osuuteen lyhyen vuosikertomuksen viestinnästä, johon liitetään somevastaavan vuosiraportti.
SOMESUUNNITELMA:
TAVOITTEET: Seuran koti- ja Facebook-sivujen kautta tapahtuvan tiedottamisen tavoitteet, kohderyhmät ja arvot ovat samoja kuin seuran muussakin tiedottamisessa. Someviestinnän kautta voidaan täydentää seuran tiedotteita, sähköposteja tai kirjeitä. Tiedottamisen pääpaino on seuran järjestämässä toiminnassa, mutta someviestinnällä voidaan kertoa myös Säkylä-Köyliön alueen kulttuuritapahtumista tai muusta seuran tavoitteiden mukaisesta toiminnasta.
OHJEITA: Seuran koti- ja Facebook-sivuja täydennetään aina tarpeen ilmaantuessa. Facebook-sivuilla olisi hyvä olla uutta tarjottavaa ainakin kerran kuukaudessa.
Facebook-sivuvastaavan harkinnan mukaan tykätään ja jaetaan seuran yhteistyökumppaneiden toimintaa tukevia Facebook-julkaisuja, jotka ovat sopusoinnussa Köyliö-seuran sääntöjen mukaisten tavoitteiden kanssa.
Kannustetaan Köyliö-seuran jäseniä jakamaan Köyliö-seuran tapahtumia koskevia viestejä omilla Facebook-sivuillaan.
Huomioidaan seuran Facebook-sivulla toivotuksin: Suomen itsenäisyyspäivä, joulu, pääsiäinen, vappu, äitienpäivä, juhannus, ja isänpäivä.
TOIVEITA: Seuran koti- ja Facebook-sivujen ylläpidosta vastaavat tarvitsevat tilaisuuksiin ja tapahtumiin osallistuneilta digikuvia ja palautetta tiedottamista varten.
SOMEPALAUTE:
Somevastaava tuo seuran hallitukselle tiedoksi, jos someviestinnän kautta tulee ilmi asioita, joihin seuran hallituksen tulisi reagoida. Somevastaava tekee seuran vuosikertomukseen lyhyen raportin someviestinnän keskeisistä esiin nousseista aiheista.