Tiedotussuunnitelma

TIEDOTUSSUUNNITELMA

Köyliö-seura on rekisteröity yhdistys. Tiedottamisen tulee perustua sääntöjen henkeen ja kohdistua
ensisijaisesti jäsenistölle ja seuran yhteistyökumppaneille, ajoittain myös suurelle yleisölle.
Tiedottamisen tulee kulloinkin kohdistua oikeille kohderyhmille, olla oikea-aikaista ja nopeaa.
Seuran tiedottamisesta vastaa puheenjohtaja ja hallitus apunaan tiedottaja ja kotisivuvastaava.
Tiedottaminen jakautuu kohderyhmien perusteella sisäiseen ja ulkoiseen tiedottamiseen.

Sisäinen tiedottaminen:

Sisäiset kohderyhmät ovat
– jäsenet
– hallitus ja muu hallinto
– jaostot
– henkilöt, joiden tehtäväksi jokin tehtävä on annettu
– Köyliön ystävien ei-jäsenet viestittävästä asiasta riippuen (hallitus päättää)

Sisäiset viestintäkanavat ovat
– seuran kotisivut
– sähköposti
– jäsenkirjeet/tiedotteet
– puhelin/henkilökohtaiset tapaamiset
(valitaan viestittävästä asiasta/kohderyhmästä riippuen)

Syys- ja kevätkokousten pöytäkirjat, hallituksen pöytäkirjat ja jaostojen muistiot postitetaan sähköpostina hallituksen jäsenille, jaostojen puheenjohtajille sekä niille, joita pöytäkirjojen päätökset koskevat.

Ulkoinen tiedottaminen

Ulkoiset kohderyhmät ovat
– suuri yleisö
– tiedotusvälineet
– oman kunnan asukkaat
– kesäköyliöläiset

Ulkoisen tiedottamisen viestintäkanavat ovat
– seuran kotisivut
– lehdistötiedotteet/lehdistötilaisuudet
– lehtiartikkelit
– buffit
– sähköposti
– tiedotteet
– lehti-ilmoitukset
– alueen lehtien kesälehdet
– kylien ilmoitustaulut
– kylien uutislehdet
– matkailuportaalit
(valitaan viestittävästä asiasta/kohderyhmästä riippuen)

Täsmennyksiä sisäiseen tiedottamiseen

Jäsenille menee aina kaksi kirjettä. Tammikuussa lähetettävässä kirjeessä kerrotaan syyskokouksen henkilövalinnoista ja muista päätöksistä, esitetään kutsu seuran maaliskuiseen vuosikokoukseen ja kerrotaan muistakin tulevista tapahtumista (esim. kirkkopyhä) .
Kirje sisältää jäsenmaksulomakkeen.
Kirje voi olla myös ”joka kotiin” lähetettävä tiedote/esite.

Syyskuun kirjeessä (tiedotteessa/esitteessä) kerrotaan tulossa olevista tapahtumista ja kutsutaan jäsenet syyskokoukseen.
Kirjeessä voidaan myös informoida alustavasti tulossa olevasta Köyliist-kirjasta.

Kirjeet (tiedotteet/esitteet) lähetetään sähköpostina (jos mahdollista) tai tavallisena kirjepostina.
Seuran sivuille laitetaan aina kaikki em. tavalla tiedotettu.
Se, mistä osoitteesta kirje (tiedote/esite) on luettavissa, mainitaan aina lähetetyssä kirjeessä.
Myös Köyliön ystävien ei-jäsenille lähetetään em. posti hallituksen harkinnan mukaan.

Sekä syys- että kevätkokouksen tärkeimmistä päätöksistä tehdään lehdistötiedotteet. Syyskokouksesta kerrotaan: kuka on jatkossa puheenjohtajana, ketkä hallituksessa, ketkä ”vetävät” jaostoja, mikä on tulevan vuoden jäsenmaksu ja mitä muita tärkeitä päätöksiä on tehty.

Köyliö-seuran kotisivut tiedotuskanavana

Sivuille valitaan kotisivuvastaava. Seuran kotisivut pidetään aina ajan tasalla.
Etusivun kuvan pitää vaihtua usein ja sen tulee aina olla ”tapahtumisen hengessä” mukana.
Erikseen sovitaan, ketkä vastaavat sivujen eri osien ylläpitämisestä.

Kriisitiedottaminen

Kriisitiedottamisesta vastaa seuran puheenjohtaja ja hallitus.