Kotiseutuarkisto

Kotiseutuarkistolla on kaksi toimipistettä

Säkylän pääkirjasto         Kepolan kirjasto
Sivarinkuja 6                    Karjalantie 1 a
27800 Säkylä                    27710 Köyliö
Kepolan kirjastossa on entisen Köyliön kunnan aineistot ja Säkylän kirjastossa Säkylän aineistot.

Kotiseutuarkiston tavoitteena on tallentaa Säkylän kuntaa koskevat paikalliset, yksityisluonteiset asiakirjat ja asettaa ne käytettäviksi siten, että ne palvelevat sekä yleisen että paikallisen tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita.

Kotiseutuarkiston muodostavat entisen Köyliön ja nykyisen Säkylän kunnan alueen kirjastoissa sijaitsevat, kunnan omistuksessa olevat arkistotilat ja niissä säilytettävä aineisto sekä sähköisesti säilytettävä Köyliö-seuran valokuva-arkisto osoitteessa koylio-seura.fi/Kuva/ ja Säkylä-seuran Topoteekki- verkkoarkisto osoitteessa sakyla.topoteekki.fi

Kotiseutuarkistoon tulevasta aineistosta tehdään luovutussopimus, jossa sovitaan aineiston käytön mahdollisesta rajoittamisesta. Saadun aineiston hoidossa noudatetaan luovutussopimuksessa sovittuja ehtoja sekä yleisiä arkistohoidollisia määräyksiä.
Kotiseutuarkistoon tuotavan aineiston tulee olla jo valmiiksi järjestelty.

Kotiseutuarkistoon on mahdollista päästä kirjaston aukioloaikojen puitteissa, kirjaston henkilökunnan ollessa paikalla. Mikäli haluat kotiseutuarkistoon tutkimaan aineistoa, tulee sinun täyttää alla oleva tilauslomake ja antaa lomake kirjaston henkilökunnalle. Lomakkeita löytyy myös molemmilta kirjastoilta. Arkistotilaan ei saa viedä reppuja/laukkuja, vaan ne tulee jättää arkiston ulkopuolelle.

Asiakirjoja ei lainata yksityiskäyttöön kuin poikkeustapauksessa. Sen sijaan asiakirjoja voi saada luettavaksi tai jäljennettäväksi Säkylän ja Köyliön kirjastoissa. Tutkimuskäyttöön asiakirjoja voidaan lainata toiselle viranomaiselle (esim. kirjasto), arkistolaitoksen yksikölle tai muuhun laitokseen (esim. yliopisto), jossa niiden käyttö on valvottua ja säilyttäminen turvattua. Lainatusta asiakirjasta on täytettävä lainauslomake. Näistä lainoista päättää vastaava kotiseutuarkiston hoitaja. Laina-aika on korkeintaan 3 kk, jonka jälkeen tarvittaessa voidaan harkita ajan pidentämistä.
Ns. kotilaina on mahdollista poikkeustapauksissa, joita tulee harkita tarkoin. Tällaisia voivat olla esim. kotiseutujulkaisuun kirjoittaminen, pitäjänhistorialliset tutkimukset, paikallishistorian elävöittämiseen perustuvat hankkeet ja sukututkimus. Näistä lainoista päättää vastaava kotiseutuarkiston hoitaja. Laina-aika korkeintaan 1 kk.

Köyliön arkistossa olevaa mikrofilmien lukulaite on myös lainattavissa yksityiskäyttöön.
Lainauksesta tulee olla aina yhteydessä kotiseutuarkiston hoitajaan. Arkistosta lainaaminen edellyttää lainauslomakkeen täyttämistä.

Säkylän kunta on nimennyt Kotiseutuarkistolle vastuullisen hoitajan, Piia Haaviston, joka ottaa vastaan uudet materiaalit ja arkistoi ne asianmukaisesti. Tässä yhteydessä allakirjoitetaan myös luovutussopimus. Materiaaleja ei voi siis vain jättää tiskille eikä kirjastojen henkilökunnalla ole oikeutta ottaa niitä vastaan. 

Piia Haavisto
piia.haavisto@sakyla.fi, puh. 044 438 6605

Tarvittaessa vastuullista hoitajaa sijaistaa Leena Järnfors. Hän ottaa vastaan myös Köyliön aineistoja muulloinkin kuin sijaisena ollessaan.
Leena Järnfors
leena.jarnfors@gmail.com, puh. 040 052 8140

Mikäli yhdistyksesi haluaa tuoda kotiseutuarkistoon materiaalia tai tarvitset tietoa kotiseutuarkistosta, ota yhteyttä Piia Haavistoon tai Leena Järnforsiin.  

Kotiseutuarkistoon otettavat materiaalit
Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat yhdistyksen itse tuottamat asiakirjat:
• pöytäkirjat sekä niiden liitteet, esim. tilinpäätökset ja talousarviot
• toimintakertomukset ja -suunnitelmat
• lähteneiden kirjeiden kopiot
• puheet, esitelmät, artikkelit, luennot
• itse tuotetut tutkimukset, raportit, yhteenvedot, tilastot
• luettelot (esimerkiksi jäsen- ja toimihenkilöluettelot)
• säännöt, rekisteröinti- ja organisaatiouudistuksiin liittyvät asiakirjat
• sopimukset
• omien kurssien, koulutusten, juhlien, tapahtumien asiakirjat
• valokuvat, diat, filmit, videot ja muut tallenteet
• itse tuotetut painotuotteet (lehdet, kalenterit, julisteet, mainokset, esitteet, kartat, piirustukset)
• saapuneet kirjeet ja asiakirjat, jotka ovat aiheuttaneet toimenpiteitä
Kaikki asiakirjat ennen vuotta 1920 säilytetään.
Kaikki kriisi- ja poikkeusaikojen asiakirjat (esimerkiksi sota-aika, lakot) säilytetään.
Arkistossa ei pysyvästi säilytetä:
• Saapuneet kiertokirjeet, yleiskirjeet ja tiedotteet
• Tiedoksi saapuneet pöytäkirjat tai muut asiakirjat
• Lähetekirjeet, joissa ei ole olennaista tietoa
• Lyhyet viestit, ilmoitukset, mainokset
• Tiliotteet ja tositteet
Arkistoon voi tuoda aineistoa esimerkiksi:
Perheiden, sukujen ja talojen arkistoja
Yksityishenkilöiden arkistoja
Seurat ja yhdistykset:
• nuorisoseurat
• raittiusseurat
• urheiluseurat ja voimisteluseurat
• kotiseutuseurat ja -yhdistykset, kaupunginosayhdistykset, kylätoimikunnat ja -seurat
• vapaapalokunnat
• marttayhdistykset
• lions- ja rotary-yhdistykset
• erilaiset sosiaalista työtä harjoittavat yhdistykset ja seurat
• poliittiset yhdistykset
• ammatilliset yhdistykset
• erilaiset yhtä tarkoitusperää varten perustetut yhdistykset ja seurat
Osuuskunnat:
• koneosuuskunnat
• talo-osuuskunnat
• sonniosuuskunnat
• kalastus- ja vesiosuuskunnat
• vesivoima- ja myllyosuuskunnat
Liikelaitokset:
• kaupat, kioskit
• teollisuuslaitokset
• -sähkö- ja vesilaitokset
• ravintolat
• ym.

Säkylän kotiseutuarkiston arkistonmuodostajat

Arkistonmuodostajalla tarkoitetaan toimijaa, jonka toiminnan tuloksena syntyy oma erityinen ja muista erillinen arkistokokonaisuutensa. Tähän arkistokokonaisuuteen viitataan tyypillisesti termillä ”arkisto”, jonka synonyymi on ”arkistofondi”. Seuraavassa on luetteloitu ensin Säkylässä ja sen jälkeen Köyliössä säilytettävien arkistojen arkistonmuodostajat. Säkylän luettelon lopussa on esitetty kolme aineistoryhmää eli lasinegatiivit, valokuvat ja isot aineistot, jotka tosiasiassa jakautuvat eri arkistonmuodostajiin sen mukaan, minkä toimijan toiminnassa ne ovat syntyneet.

Arkistonmuodostajat (Säkylä) – säilytetään Säkylän kirjastossa

Arkistonmuodostajat (Köyliö) – säilytetään Kepolan kirjastossa

Säkylän Kotiseutuarkisto toimii Köyliö – ja Säkylä-seurojen alaisuudessa yhteistyössä Säkylän kunnan kanssa. Säkylän Kotiseutuarkistolle hyväksyttiin toimintaohje 1.9.2018.

Siinä määritellään, että Kotiseutuarkiston toiminnan johtamisesta, suunnittelusta, toteuttamisesta ja seurannasta vastaa yhteistyöryhmä, johon sopijaosapuolet nimeävät kukin kaksi edustajaa kahden vuoden toimikaudeksi. Yhteistyöryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, jonka toimikausi voi olla enintään kaksi toimikautta yhtäjaksoisesti.

Yhteistyöryhmän puheenjohtajana vuonna 2025  on Merja Ääri Säkylän kunnasta: puh. 044 732 8140, sähköposti merja.aari@sakyla.fi

Yhteistyöryhmän muut jäsenet ovat:

Pirkko Peltola, Köyliö-seura, puh. 040 043 7803, s-posti pirkkokpeltola@gmail.com
Leena Järnfors, Köyliö-seura, puh. 040 052 8140, s-posti leena.jarnfors@gmail.com
Tuula Vätti, Säkylä-seura, puh. 050 560 3314, s-posti tuula.vatti@dnainternet.net
Anu Juva, Säkylä-seura, puh. 050 053 5371, s-posti anu.juva@gmail.com
Merja Ääri, Säkylän kunta,, puh. 044 732 8140, s-posti merja.aari@sakyla.fi
Piia Haavisto, Säkylän kunta, puh. 044 438 6605, s-posti piia.haavisto@sakyla.fi

Mikäli haluat tuoda kotiseutuarkistoon materiaalia tai tarvitset tietoa kotiseutuarkistosta
ota yhteyttä Piian Haavistoon tai Leena Järnforsiin

piia haavisto@sakyla.fi, puhelin 044 438 6605 
leena.jarnfors(at)gmail.com, puhelin 040 052 8140